Datenschutzerklärung für BriefPilot

Stand: 2026-07-03 Status: Entwurf (v0.2) — Rechtsberatung vor Veröffentlichung empfohlen. Gilt für: BriefPilot App (iOS / Android) und die Webseite schreibenpilot.de

1. Verantwortlicher / Anbieter

Furkan Ali Gül Zerrstr. 30 66839 Schmelz Deutschland

E-Mail: support@schreibenpilot.de Telefon: +49 172 9142809

> Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO.

2. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter:

E-Mail: privacy@schreibenpilot.de

Wir bemühen uns, Anfragen innerhalb weniger Werktage zu beantworten.

3. Welche Daten verarbeitet werden

BriefPilot verarbeitet folgende Daten:

• Dokumente und Bilder, die du mit der App scannst, importierst oder als Foto hochlädst.
• Von der App erkannte Informationen wie Textinhalte, Absender, Beträge, Fristen und Referenznummern.
• Von dir eingegebene Korrekturen oder ergänzende Angaben zu Dokumenten.
• App-Einstellungen wie Sprache, Anzeigemodus und einfache Voreinstellungen.
• Optionale Berechtigungsdaten: Kamera, Fotos, Kalender, Kontakte und biometrische Freigabe (Face ID / Touch ID) nur, wenn du diese in deinen Geräteeinstellungen erlaubst.
• Technische Gerätedaten, die für den Betrieb der App erforderlich sind (z. B. Betriebssystemversion, App-Version, Gerätemodell). Diese Daten dienen ausschließlich der Fehleranalyse und Stabilität.

Wir verarbeiten keine sensiblen Gesundheitsdaten, keine ethnische Herkunft, keine politischen Meinungen und keine religiösen Überzeugen außerhalb dessen, was in deinen eigenen Dokumenten enthalten sein kann.

4. Dokumente, Bilder, OCR und Analyse

4.1 Lokale Speicherung

Standardmäßig werden deine Dokumente und erkannten Informationen nur auf deinem Gerät gespeichert. Sie verlassen dein Gerät nicht, solange du keine Analyse startest und keine Freigabe-Funktion nutzt.

4.2 OCR- und KI-Analyse

Wenn du eine Analyse startest, werden die dafür benötigten Inhalte (z. B. gescannte Seiten oder ausgewählte Bildbereiche) über eine verschlüsselte Verbindung an die für die Analyse benötigten Dienste übertragen. Diese Dienste können von BriefPilot oder von sorgfältig ausgewählten technischen Dienstleistern betrieben werden.

Die übertragenen Inhalte werden ausschließlich zur Erkennung und Aufbereitung der im Dokument enthaltenen Informationen verwendet. Sie werden nicht zu Werbezwecken genutzt und nicht an Werbenetzwerke weitergegeben.

4.3 Demo-Dokumente

Die App enthält Demo-Dokumente. Diese sind Beispiele ohne echte personenbezogene Daten. Sie dienen dazu, die Funktionen der App zu zeigen, ohne dass du ein eigenes Dokument scannen musst.

5. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung der App-Funktionen (Scannen, Speichern, Analysieren, Exportieren)
• Erkennung wichtiger Dokumenteninformationen (Fristen, Beträge, Absender)
• Vorbereitung von Antwort-Entwürfen und Handlungsempfehlungen
• Lokale Speicherung und Verwaltung deiner Dokumente auf deinem Gerät
• Behebung technischer Probleme und Verbesserung der Stabilität

Wir treffen keine Entscheidungen für dich. BriefPilot ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.

6. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung deiner Daten erfolgt auf Grundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen, soweit die Nutzung der App einen Vertrag oder eine vergleichbare Nutzungsbeziehung darstellt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — deiner Einwilligung, soweit du bestimmte Funktionen (z. B. Kamera, Kontakte, Kalender) freigibst.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an technischer Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsschutz.

Du kannst erteilte Einwilligungen jederzeit in den Einstellungen deines Geräts widerrufen. Dadurch kann es jedoch sein, dass bestimmte Funktionen der App nicht mehr zur Verfügung stehen.

7. Speicherung / Löschung

Deine Dokumente bleiben so lange auf deinem Gerät gespeichert, bis du sie in der App löschst.

Wenn du ein Dokument löschst, wird es aus dem lokalen Speicher entfernt. Soweit Inhalte im Rahmen einer Analyse übertragen wurden, können diese bei den technischen Dienstleistern für einen kurzen, betriebsnotwendigen Zeitraum zwischengespeichert werden. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden sie gelöscht.

Du kannst jederzeit alle in der App gespeicherten Daten über die App-Einstellungen löschen.

8. Drittanbieter / technische Dienstleister

Zur Bereitstellung der App können wir auf technische Dienstleister setzen, insbesondere für:

• Cloud-Speicher und -Verarbeitung
• OCR-Dienste (Texterkennung)
• KI-Dienste zur Dokumentenanalyse
• E-Mail-Versand und Support-Systeme

Diese Dienstleister verarbeiten Daten nur auf unseren Weisungen und nur soweit dies für den Betrieb der App erforderlich ist. Wir schließen mit ihnen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) ab, soweit gesetzlich erforderlich.

Eine Weitergabe deiner Daten an andere Dritte zu Werbe- oder Marketingzwecken erfolgt nicht.

9. Keine Werbung / kein Verkauf personenbezogener Daten

Wir nutzen deine Dokumente, Bilder und erkannten Informationen nicht für Werbezwecke. Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht.

10. Rechte der Nutzer

Du hast folgende Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung deiner Daten (soweit rechtlich möglich)
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit der von dir bereitgestellten Daten
• Widerruf einer Einwilligung
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (soweit eine Rechtsgrundlage berechtigtes Interesse ist)
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Da die meisten Daten lokal auf deinem Gerät gespeichert werden, kannst du vieles direkt in der App erledigen: Dokumente löschen, Berechtigungen widerrufen oder alle App-Daten zurücksetzen.

11. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen:

• Verschlüsselte Übertragung bei der Analyse
• Lokale Speicherung auf deinem Gerät als Standard
• Optionale biometrische Sperre der App (Face ID / Touch ID)
• Keine unnötige Speicherung personenbezogener Daten auf unseren Servern

Eine absolute Sicherheit kann jedoch nicht garantiert werden.

12. Kinder

BriefPilot richtet sich an Nutzer ab 16 Jahren. Personen unter 16 Jahren sollten die App nur mit Zustimmung eines Erziehungsberechtigten nutzen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der App oder gesetzlicher Anforderungen aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version findest du unter schreibenpilot.de/privacy.

14. Hinweis

BriefPilot hilft dir, deine Dokumente zu organisieren und zu verstehen. Die App ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Bei rechtlich relevanten Entscheidungen solltest du immer einen qualifizierten Berater konsultieren.